Checkliste
Daran sollten Sie bei Ihrer Veranstaltung denken:
Gut geplant ist halb gewonnen. Das gilt ganz besonders für Veranstaltungen. Überlassen Sie deshalb nichts dem Zufall. Ihre Veranstaltung wird dann ein Erfolg, wenn Sie eine klar definierte Zielgruppe mit einem gut formulierten Thema zur richtigen Zeit am richtigen Ort ansprechen. Mit der folgenden Checkliste möchten wir Sie bei Ihrer Planung unterstützen:
Vorbereitung:
- Ist die gewünschte Zielgruppe am Veranstaltungsort anzutreffen?
- Ist der Zeitpunkt gut gewählt, damit Sie eine entsprechende Publikumsfrequenz erreichen?
- Haben Sie genügend Zeit für die Vorbereitung eingeplant?
- Sind die notwendigen Budgets freigegeben?
- Können Kooperationspartner ggf. eine Kostenteilung ermöglichen?
- Haben Sie Ihre Zielgruppe genau definiert?
- Sind Kugelschreiber oder andere aufmerksamkeitsstarke Werbemittel bestellt? Planen Sie eine ausreichende Menge ein.
- Sind die gewählten Themen auf die Zielgruppe zugeschnitten und beinhalten sie einen Angebots- oder Produktbezug?
- Wird die Veranstaltung rechtzeitig angekündigt?
- Haben Sie sich Unterstützung aus den Bereichen Presse- und Öffentlichkeitsarbeit gesichert, um Ihre Veranstaltung in den Medien anzukündigen (z.B. durch Medienkooperationen, Pressearbeit etc.)?
Veranstaltungsort:
- Gibt es am gewählten Standort genügend Platz für die geplanten Aktionen?
- Sind für die Durchführung bestimme Genehmigungen einzuholen?
- Ist der Veranstaltungsort auch bei schlechtem Wetter gut geeignet?
- Kann der An- und Abtransport der DB-Messeshop-Artikel problemlos erfolgen?
- Sind die technischen Voraussetzungen geklärt und gewährleistet (z. B. Strom, Steckdosen)?
- Haben Sie Lagermöglichkeiten z.B. für das Werbematerial vorgesehen?
Begleitende Maßnahmen vor Ort:
- Ist sichergestellt, dass für Beratung und Information ausreichend und gut geschultes Personal zur Verfügung steht?
- Benötigen Sie spezielle Aktionskleidung, wie z.B. Poloshirts und Baseball-Kappen mit DB-Logo?
- Ist am Veranstaltungstag genügend Zeit eingeplant, um das Personal zu briefen (sowohl das eigene als auch den Promoter oder Moderator)? Ist dieses Briefing so vorbereitet, dass ein optimaler Ablauf der gesamten Veranstaltung gewährleistet ist?
Abschließend:
- Wurden die notwendigen Bestellungen vorgenommen?
- Entspricht der Inhalt der Auftragsbestätigungen Ihrer Bestellung?